استضافة البريد الإلكتروني و إدارته باحتراف

1. حدد احتياجات الشركة قبل اسم الخطة

ابدأ بعدد النطاقات و الموظفين أو Mailboxes و الاستخدام المتوقع للبريد و سعة Backup و Cron Jobs و قواعد البيانات و SSL Hosts و Mailing Lists و Dedicated IPs و النمو المتوقع. الخطة الأعلى تصبح مفيدة فقط عندما تحتاج الشركة فعلياً إلى مجموعة الموارد الإضافية التي تتضمنها.

• شركة فيها 50 موظفاً لا تحتاج VPS أو خطة شركات مرتفعة السعر تلقائياً.
• شركة بموقع واحد و 50 Mailbox عادي يمكن أن تناسبها Great Start إذا كانت بقية الحدود مناسبة.
• قارن الخطة الأصغر مع Add-ons المطلوبة مقابل الخطة الأكبر قبل دفع تكلفة ميزات لا تحتاجها.

2. راجع عدد عناوين البريد في كل خطة

المقارنة التي تم التحقق منها تعرض 100 عنوان بريد في Great Start و 500 في Great Office و عدداً غير محدود في Great Company و 2000 في Companies Saver و عدداً غير محدود في Companies Medium. عدد الصناديق عامل واحد فقط و لا يجب اختيار الخطة اعتماداً عليه وحده.

• Great Start يمكن أن تكون خطة بريد أعمال مناسبة عندما تكفي 100 عناوين.
• Great Office يضيف سعة Mailboxes أكبر مع موارد Shared إضافية.
• Great Company أو خطط Companies تصبح منطقية عندما تحتاج الشركة فعلياً إلى حزمة مواردها الأوسع.

3. حدد حصة مناسبة لكل Mailbox

يسمح GreatHosts CP بتحديد Size Limit لكل Mailbox من 100 MB حتى 40 GB. قيمة 40 GB هي الحد الأقصى المتاح للصندوق الواحد و ليست مساحة يجب تخصيصها لكل موظف.

• امنح المستخدم العادي حصة مناسبة و زدها عندما يبرر الاستخدام ذلك.
• يمكن إعطاء الإدارة أو صناديق الأرشيف حصة أكبر بدون تطبيق نفس الحجم على الجميع.
• إذا كان صندوق واحد يحتاج فعلياً أكثر من 40 GB فاعتبر ذلك متطلباً منفصلاً قبل النقل.

4. احسب Backup بشكل مستقل عن عدد Mailboxes

الخطط القياسية التي تم التحقق منها تتضمن 10 GB Backup. يمكن طلب Backup إضافي بوحدات 20 GB مع نمو الحساب. Companies Saver يتضمن 100 GB Backup و Companies Medium يتضمن 200 GB. هذا يسمح للشركة غالباً بالنمو داخل Shared Hosting قبل أن يكون هناك سبب حقيقي للانتقال إلى VPS.

• قدر حجم بيانات الشركة التي يجب تغطيتها بالـ Backup.
• في الخطط القياسية قارن عدد إضافات 20 GB المطلوبة مع تكلفة و فوائد الخطة الأكبر.
• لا تختَر Companies Saver أو Companies Medium فقط لأن رقم Backup أكبر إذا كانت الخطة الأصغر مع الإضافة أفضل للمتطلبات.
• Hosting Backup و Restore ليسا بديلاً عن نظام أرشفة قانونية غير قابلة للتعديل أو Retention مضمون لسنوات.

5. أنشئ و أدر Mailboxes

قسم Email في GreatHosts CP يوفر Mailboxes لإنشاء و إدارة حسابات البريد المستضافة مع تحديد Size Limit لكل صندوق.

• استخدم كلمات مرور قوية و فريدة.
• استخدم عناوين مثل support@ أو sales@ عندما تكون المسؤولية عنها واضحة.
• راجع الحصص مع نمو عدد الموظفين و تاريخ البريد.

6. استخدم Webmail و بروتوكولات البريد القياسية

يتوفر Roundcube Webmail و تدعم البيئة التي تم التحقق منها SMTP و IMAP و POP. غالباً يكون IMAP مناسباً عندما يستخدم الموظف الصندوق نفسه على عدة أجهزة.

• استخدم إعدادات SMTP/IMAP/POP المعروضة للحساب بدلاً من تخمين Ports أو Hosts.
• استخدم Webmail لعزل مشكلة الخادم عن مشكلة برنامج البريد المحلي.
• وثق إعدادات الأجهزة و البرامج لتسهيل دعم الشركة.

7. أدر Forwarding و Filters و Spam و SPF

يعرض GreatHosts CP أدوات Email Forwarding و Filters و Spam و SPF Manager. هذه الأدوات تنظم تدفق البريد و تساعد في توثيق المرسل، لكن يجب ضبطها بعناية حتى لا تضيع رسائل العمل.

• تجنب دوائر Forwarding.
• اختبر Filters المهمة برسائل تجريبية.
• اجعل SPF مطابقاً للخدمات التي ترسل فعلياً باسم النطاق.

8. استخدم Mailing Lists و مسار النمو عند الحاجة

حدود Mailing Lists تختلف حسب الخطة و بعض الموارد Optional أو Add-on وليست مشمولة في كل خطة. نفس مبدأ GreatHosts ينطبق هنا: أضف أو طور القدرة المحددة قبل تغيير فئة الاستضافة عندما يحل ذلك الحاجة.

• Great Office يتضمن عدداً أكبر ثابتاً من Mailing Lists في المقارنة التي تم التحقق منها.
• تعامل مع الموارد Optional على أنها عناصر يجب تأكيدها في الخطة أو الحساب الحالي قبل الشراء.
• أعد تقييم الخطة عندما تقترب عدة حدود معاً؛ عندها قد تصبح الحزمة الأكبر أفضل قيمة.

9. اعرف متى يكون المطلوب خدمة مختلفة فعلاً

استضافة بريد شركة عادية مع Backup تختلف عن نظام أرشفة تنظيمي أو منصة إرسال جماعي متخصصة. إذا كان المطلوب Retention غير قابل للتعديل لسنوات أو Legal Discovery أو Journaling أو إرسال Transactional/Marketing كبير، قيّم هذا المتطلب منفصلاً بدلاً من وصف Hosting Backup بما ليس فيه.

• لا تصف Hosting Backup بأنه Compliance Archive.
• الإرسال Transactional أو Marketing بكميات كبيرة قد يحتاج منصة إرسال متخصصة.
• للبريد العادي للموظفين لا تقترح مزوداً خارجياً تلقائياً إذا كانت حدود GreatHosts و Backup مناسبة.

خدمات مرتبطة بهذا الدليل